Otto Walter International, la multinacional española líder en la mejora de comportamientos directivos y comerciales, ha hecho público hoy un listado de consejos para cumplir con los temidos “deadlines”. Según la empresa de consultoría estratégica, los plazos son una fuente de ansiedad para muchos profesionales, debido a las consecuencias que su incumplimiento pueden acarrear tanto para ellos como para sus empresas.
“Marcarse plazos exigentes pero razonables para entregar un trabajo o terminar un proyecto entra dentro de la lógica en cualquier dinámica empresarial. Pero el “deadline” no puede ser visto como una traba, sino más bien como una referencia temporal que te permite manejar variables y distribuir tareas”, destaca Paco Muro, presidente de Otto Walter International.
10 claves para cumplir con los «deadlines»
Negociar: en la medida de lo posible, es recomendable negociar un plazo que sea realista de acuerdo a la propia experiencia y carga de trabajo. Más vale bajar las expectativas del jefe o del cliente pero cumplir con el compromiso adquirido que embarcarse en algo inasumible y acabar defraudando a todo el mundo.
Identificar expectativas: enterarse del nivel de acabado final que desea la persona que encargó el trabajo puede ser de gran utilidad. Si para él/ella es suficiente un nivel de borrador, se puede ahorrar mucho tiempo. Pero si lo que precisa es un informe a colores, encuadernado y rodeado de pétalos de rosa, se precisa tener previsto el tiempo de acabados finales, que siempre será más dilatado.
Planificar: antes de ponerse a hacer cosas sin más, se recomienda disponer de un pequeño periodo para planificar. Más tiempo dedicado a organizarse significa menos tiempo de ejecución del proyecto.
Incluir imprevistos: la planificación no puede basarse en un mundo ideal. Por el camino se cruzarán imprevistos, fuegos que apagar y otras contingencias que darán al traste con una planificación demasiado optimista. Contemplar esos factores en el plan puede resultar de gran ayuda.
Racanear plazos: una vez establecido el plazo con el jefe o el cliente, es mejor actuar de forma conservadora y no desperdiciar el tiempo. Reducirse los márgenes y trabajar como si hubiera menos plazo del que realmente hay. Esta forma de actuar puede ser un salvavidas si las cosas se tuercen más de lo previsible.
Anticipar: en caso de que no sea posible cumplir con el plazo marcado hay que comunicárselo al jefe cuanto antes, explicándole los motivos de manera objetiva y sin edulcorar. De esta forma, es más probable que se convierta en un aliado y que contribuya a encontrar una solución o a alcanzar un acuerdo de mínimos. Compartir la información a tiempo siempre será mucho mejor que llegar al final del plazo sin haber hecho los deberes y quedar como un incompetente.
Informar a terceros: si el proyecto depende de información o intervención de otras personas, es preciso contarles cuanto antes lo que se espera de ellas. Esperar hasta el mismo momento en el que se precise su ayuda supondrá añadir una incertidumbre innecesaria.
Coordinar: si el trabajo se hace entre varias personas, habrá que asegurar una coordinación mínima para que cada integrante del equipo haga una parte que sea complementaria a la del resto, así como para que los formatos sean compatibles. Eso evitará duplicar esfuerzos inútiles y disgustos de última hora.
Tareas, una a una: es fácil sentirse desbordado cuando se acumulan las tareas y hay un “deadline” encima. Ante esto, lo mejor es abordar las tareas una a una, cerrando asuntos ordenadamente y viendo cómo el proyecto avanza. De esta manera el trabajo avanzará mejor y de forma más organizada.
No quitarse mérito: si al final el trabajo va más rápido de lo esperado, no conviene restar importancia al esfuerzo realizado. Porque buena parte del mérito de esa eficacia reside en la diligencia y capacidad de organización mostradas. Además, es posible que en futuros trabajos para esa misma persona o cliente las cosas no vayan tan rodadas.